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Planning d'équipe ICS
Un planning en Gantt qui se branche sur n'importe quel calendrier ICS (Google Calendar, Outlook), avec budget par projet et chiffre d'affaires calculé au prorata exact des jours. Outil open source que je maintiens et que vous pouvez vous approprier tel quel.
Genèse du projet
Cet outil est né d'un besoin très concret dans mon agence, Licorn : visualiser qui travaille sur quoi, sans ressaisir l'information nulle part. Le calendrier de l'équipe existait déjà, avec un événement par personne et par projet. Il ne manquait qu'une vue Gantt qui le lise directement, plutôt qu'un tableur de plus à maintenir en parallèle et qui finit toujours par se désynchroniser du réel.
La version interne fonctionnait bien, mais elle pointait vers l'infrastructure de l'agence : une URL de calendrier en dur, un nom de projet dans le titre. Rien de tout ça n'avait de raison d'être caché, juste besoin d'être rendu générique pour que n'importe qui puisse brancher son propre calendrier sans toucher au code.
Le suivi du chiffre d'affaires est arrivé ensuite, pour la même raison que le planning : l'information existait déjà (un budget par projet), il manquait juste la vue qui la relie à la réalité de l'allocation des équipes plutôt qu'à une hypothèse de démarrage figée dans un tableur.
Fonctionnalités
Timeline en Gantt, lue depuis votre calendrier
Chaque personne a sa ligne, chaque événement de calendrier devient une barre sur la période concernée. Navigation par mois, vues 3/6/12 mois, distinction visuelle entre projets et congés.
Une source de données que vous contrôlez
L'URL de votre flux ICS (Google Calendar, Outlook, ou tout autre calendrier exportable) se colle depuis l'interface et reste uniquement dans votre navigateur. Aucun serveur intermédiaire, aucune configuration à éditer.
Couleur et budget par projet
Chaque projet a sa couleur, mémorisée localement, réutilisée partout dans l'outil. Le budget renseigné ici alimente directement les graphiques de chiffre d'affaires.
Chiffre d'affaires par année, au prorata exact
Un projet à cheval sur deux années partage son budget entre les deux au prorata réel du nombre de jours de chaque côté de la frontière, pas un découpage arbitraire. Cliquez sur une colonne pour voir la composition exacte par projet.
Détail mensuel ou trimestriel
La même donnée éclatée par mois ou par trimestre pour une année choisie, avec le même détail au clic sur chaque colonne.
Récupérer l'outil
C'est un seul fichier HTML, sans dépendance ni étape de build : forkez ou clonez le dépôt, puis ouvrez `index.html` en local ou déployez-le tel quel sur GitHub Pages, Netlify, Vercel ou n'importe quel hébergement statique.
Aucune donnée n'est envoyée à un serveur : l'URL de votre calendrier, les couleurs et les budgets restent dans le stockage local de votre navigateur.
Ouvert aux améliorations
Cet outil évolue selon mes propres besoins, mais il est public pour être utile à d'autres. Une idée d'amélioration, un bug, un cas d'usage qui ne colle pas : les issues et les pull requests sont bienvenues sur le dépôt GitHub.
Un planning d'équipe qui lit votre calendrier au lieu de le recopier
Cet outil ne crée pas d'agenda et n'exporte aucun fichier ICS : il lit un flux ICS existant, celui de Google Calendar ou d'Outlook par exemple, et le transforme en Gantt par personne, avec un chiffre d'affaires réparti par projet. Tout dépend donc de la façon dont les événements sont nommés et posés dans le calendrier source.
Une convention de nommage, et rien d'autre à saisir
Le titre de chaque événement est coupé au premier chevron : « Camille > Migration API » place une barre « Migration API » sur la ligne de Camille. Sans chevron, le titre entier sert à la fois de nom de personne et de nom de projet, ce qui crée une ligne parasite. Un titre qui contient « congé », avec ou sans accent et quelle que soit la casse, passe en congé : il s'affiche avec un style distinct et n'entre jamais dans le calcul du chiffre d'affaires. Le revers de cette simplicité, c'est que l'outil ne corrige rien. « Migration API » et « Migration api » deviennent deux projets avec deux couleurs et deux budgets, et une faute de frappe dans un prénom ouvre une seconde ligne. Dans une équipe, je fixe la convention une fois, par écrit, avant de brancher le flux. La page recharge le calendrier toutes les cinq minutes : une correction dans l'agenda apparaît sans rien relancer.
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Journées entières oui, rendez-vous à l'heure non
Le lecteur ne garde que la date des événements, jamais l'heure, et considère la date de fin comme exclue, ce qui est la norme pour un événement « journée entière ». Une affectation posée du lundi au vendredi en journée entière s'affiche donc exactement. Un rendez-vous avec horaires sur une seule journée, lui, se retrouve avec une fin calculée la veille de son début et n'apparaît pas, et un événement avec horaires sur plusieurs jours perd son dernier jour. Les événements récurrents ne sont pas déroulés non plus : seule la première occurrence est lue. Un événement privé de titre, de date de début ou de date de fin est ignoré. La bonne pratique est donc de réserver ce calendrier aux affectations et aux congés, en journées entières couvrant toute la période, plutôt que d'y mélanger les réunions. La vue se règle sur 3, 6 ou 12 mois, avec une ligne pour aujourd'hui, ce qui suffit pour voir d'un coup d'œil qui sera libre le mois prochain.
Un chiffre d'affaires au prorata des jours calendaires
Le budget saisi pour un projet est étalé du premier au dernier jour où ce projet apparaît, tous intervenants confondus, au prorata des jours calendaires, week-ends compris. Ni le nombre de personnes affectées ni les jours ouvrés n'entrent en compte. Un projet de 9 200 € qui court du 1er novembre au 31 janvier, soit 92 jours, donne 3 000 € en novembre, 3 100 € en décembre et 3 100 € en janvier : 6 100 € sur la première année, 3 100 € sur la suivante. Autre effet à connaître : si un projet s'interrompt deux mois entre deux phases, ces mois vides reçoivent quand même leur part, puisque l'étendue court du premier au dernier jour. C'est une vue de pilotage pour anticiper la charge et le chiffre d'affaires, pas un outil de facturation. Un clic sur une colonne détaille le total, la croissance par rapport à l'année précédente et à la première année, et la part de chaque projet.
Questions fréquentes
Mes données de calendrier sont-elles envoyées à un serveur ?
Non. L'outil est une page statique : l'URL de votre flux ICS et vos réglages restent uniquement dans le stockage local de votre navigateur.
Puis-je utiliser cet outil pour ma propre équipe ?
Oui, c'est le but. Le code source est public sous licence MIT sur GitHub : vous pouvez l'héberger tel quel (une seule page HTML, aucune dépendance) ou le modifier librement.
Comment le chiffre d'affaires par projet est-il calculé ?
Vous renseignez un budget total par projet ; il est réparti au prorata du nombre de jours de ce projet dans chaque mois calendaire. Un projet à cheval sur deux années partage son budget entre les deux au prorata exact des jours de chaque côté de la frontière.
Pourquoi certains événements de mon calendrier n'apparaissent-ils pas dans le planning ?
Trois cas reviennent : un événement avec horaires sur une seule journée, dont la fin est calculée la veille du début, un événement récurrent dont seule la première occurrence est lue, ou un événement sans titre ou sans date de fin. Posez les affectations en journées entières, sur toute la période, pour qu'elles s'affichent correctement.
Le chargement de mon flux ICS échoue avec une erreur réseau, que faire ?
La cause la plus probable est une restriction CORS : certains fournisseurs n'autorisent pas la lecture du flux depuis une page hébergée sur un autre domaine. Vérifiez d'abord que l'adresse copiée est bien celle du flux ICS, puis publiez régulièrement une copie du fichier sur un hébergement statique en HTTPS. Un proxy CORS tiers fonctionne aussi, mais il voit passer l'adresse secrète de votre calendrier : à éviter pour un flux privé.
Mes couleurs et mes budgets ont disparu, pourquoi ?
Ils sont stockés dans le navigateur, pas sur un serveur. Changer de navigateur ou d'appareil, ouvrir une fenêtre privée ou vider les données du site les réinitialise, et l'outil revient alors aux données de démonstration tant qu'aucune adresse de flux n'est renseignée. Gardez une trace de vos budgets ailleurs si vous les ressaisissez souvent.
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